Persónuverndarstefna
Handknattleikssambands Íslands

Efnisyfirlit:

1. Almennar upplýsingar
2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við, um hverja og hvernig ?
3. Hver er grundvöllur og tilgangur vinnslunnar ?
4. Miðlun
5. Öryggi
6. Geymsla og eyðing
7. Réttindi skráðra einstaklinga
8. Samskipti við HSÍ og Persónuvernd
9. Breytingar

1 – Almennar upplýsingar

Handknattleikssamband Íslands (hér eftir nefnt HSÍ), kt. 590169-4049, til heimilis að Engjavegi 6, 104 Reykjavík, leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í starfseminni. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að skýra hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar og hvaða réttindi einstaklingar eiga sem skráðir eru hjá HSÍ. Persónuverndarstefnan tekur mið af regluverki persónuverndar eins og það er á hverjum tíma.

HSÍ telst vera ábyrgðaraðili í skilningi laganna og ber samkvæmt því ábyrgð á því hvernig persónuupplýsingar eru unnar í starfseminni. Persónuverndarstefnan er aðgengileg á heimasíðu HSÍ og var þessi útgáfa samþykkt þann 19.10.2020.

2 – Hvaða persónuupplýsingum söfnum við, um hverja og hvernig ?  

HSÍ vinnur meðal annars persónuupplýsingar um eftirfarandi flokka einstaklinga:

• Starfsumsækjendur
• Starfsmenn
• Félagsmenn
• Iðkendur
• Keppendur
• Viðskiptamenn (t.d. birgja, verktaka osfrv.)

Eðli og magn upplýsinganna sem safnað er fer eftir því hvaða einstaklinga er um að ræða. Ólíkum upplýsingum er safnað á milli flokka einstaklinga. Dæmi um flokka persónuupplýsinga og upplýsingar sem við vinnum eru:

• Starfsumsækjendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrri störf og menntun, kunnátta og fleiri upplýsingar í tengslum við starfsumsóknir.
• Starfsmannaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, mynd, lögheimili, sími, netfang, starfsheiti, bankareikningur og fleira. Við kunnum einnig að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsmenn, eins og heilsufarsupplýsingar vegna veikinda og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.
• Félagsmanna- eða iðkendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, netfang, hlutverk í hreyfingu.
• Upplýsingar um keppendur, svo sem nafn, kennitala, kyn, íþróttagrein, árangur, heiti móts, tegund móts.
• Viðskiptamannaupplýsingar, svo sem nafn, netfang, tengsl við fyrirtæki, símanúmer, starfsheiti og samskiptasaga.

Ekki er um tæmandi upptalningu að ræða, en persónuupplýsingarnar sem við vinnum koma venjulega beint frá skráðum einstaklingi. Þær geta þó einnig komið frá þriðja aðila eins og mótakerfi, miðasöluvefm félagatal ofl. Við höfum ávallt í huga meginreglur persónuréttar við vinnslu persónuupplýsinga. Þessar reglur fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu:

• áreiðanlegar og uppfærðar reglulega;
• unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti;
• fengnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi;
• unnar af hófsemi og miðast við tilgang söfnunar;
• varðveittar með öruggum hætti og ekki lengur en þörf er á;
• unnar þannig að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt.

Við leitumst við að öll vinnsla persónuupplýsinga sé viðhöfð með hliðsjón af meginreglunum þannig að tryggja megi réttind einstaklinga sem best.

3 – Hver er grundvöllur og tilgangur vinnslunnar ?  

HSÍ vinnur persónuupplýsingar um einstaklinga á grundvelli samþykkis, einkum um félagsmenn og iðkendur sem gerast aðilar að HSÍ. Einnig í markaðstilgangi, til dæmis þegar við sendum fréttabréf eða markpósta, byggjum við á upphaflegu samþykki einstaklingsins sem um ræðir.

Upplýsingar eru einnig stundum unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna, einkum þegar við skráum upplýsingar í gagnagrunninn Felix eða mótakerfi Advania. Lögmætir hagsmunir okkar felast þá einkum í að skrá sögu íþrótta hvort sem það er skráning á félögum eða einstaklingum. Í slíkum tilvikum fullvissum við okkur um það að grundvallarréttindi og frelsi skráðra einstaklinga vegur ekki þyngra en okkar hagsmunir af því að vinna upplýsingarnar.

Í sumum tilvikum vinnum við persónuupplýsingar einstaklinga á grundvelli samningssambands. Það á við einkum um starfsumsækjendur, starfsmenn, viðskiptamenn, birgja og verktaka. Það getur einnig verið í þeim tilgangi að koma slíku samningssambandi á. Við kunnum einnig að vinna persónuupplýsingar um einstaklinga á grundvelli samnings.

Þá fer vinnsla fram til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á okkur, svo sem í tengslum við útgreiðslu launatengdra gjalda, samkvæmt vinnuréttarlöggjöf eða á grundvelli [jafnréttislaga], svo sem þegar við skráum upplýsingar um kyn félagsmanna.

Viðkvæmar persónuupplýsingar eru einkum unnar um starfsmenn, iðkendur/félagsmenn á grundvelli samnings, lagaskyldu. Í þeim tilvikum höfum við gert viðeigandi verndarráðstafanir í samræmi við gerðar kröfur.

4 – Miðlun

Almennt miðlum við ekki persónuupplýsingum einstaklinga sem eru skráðir hjá okkur. HSÍ kann þó að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila við ákveðnar aðstæður. Til dæmis getur verið um að ræða þjónustuaðila eða verktaka sem veita ákveðna þjónustu, eins og mótakerfi Advania. Getur þá verið nauðsynlegt að veita slíkum aðila aðgang að persónuupplýsingum þannig að hann geti þjónustað HSÍ.  

Þegar slíkir aðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum vegna eðli þjónustunnar sem um ræðir tryggir HSÍ að aðeins séu afhentar persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar og um ábyrga vinnsluaðila sé að ræða sem bjóða upp á þjónustu sem uppfyllir skilyrði persónuverndarlaga, m.a. með tilliti til öryggis persónuupplýsinga.

5 – Öryggi

Mikið er lagt upp úr öryggi persónuupplýsinga hjá HSÍ og hefur verið gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með hliðsjón af eðli og umfangi þeirrar vinnslu sem um ræðir. Í því felst meðal annars innleiðing ferla og verklags, sem og tæknilegar öryggisráðstafana, sem taka tillit til eðli upplýsinganna sem um ræðir og áhættu fyrir skráða einstaklinga.

Verði öryggisbrestur sem varðar persónuupplýsingar og hefur í för með sér áhættu fyrir skráða einstaklinga mun HSÍ tilkynna slíkt án ótilhlýðilegra tafa til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber HSÍ einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um öryggisbresti. HSÍ vinnur í að kom sér upp verkferlum til að bregðast við slíkum aðstæðum.  

6 – Geymsla og eyðing

HSÍ geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang vinnslunnar sem um ræðir nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður samkvæmt lögum. Að þeim tíma liðnum er upplýsingunum eytt.

Upplýsingar sem skráðar eru um einstaklinga í gagnagrunninn Felix og eða mótakerfi Advania svo sem, kennitala, skráð félag, símanúmer og heimilisfang eru geymdar ótímabundið í gagnagrunninum á grundvelli lögmætra hagsmuna.

Sé möguleiki á því að þörf verði fyrir persónuupplýsingar síðar til að uppfylla lagaskyldu eða vegna lögmætra hagsmuna, mun HSÍ varðveita þær persónuupplýsingar með eins öruggum hætti og nauðsyn ber til þangað til ekki er lengur þörf á upplýsingunum.

7 – Réttindi skráðra einstaklinga

Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um vinnslur HSÍ og einnig geta þeir óskað eftir því að nýta önnur réttindi með því að senda skriflega fyrirspurn á netfangið: hsi@hsi.is. Dæmi um réttindi einstaklinga eru:

• aðgangur að skráðum persónuupplýsingum
• afrit af persónuupplýsingum, réttur til leiðréttingar persónuupplýsinga og eyðingar
• fá upplýsingar um vinnslu með persónuupplýsingar
• mótmæla vinnslu vegna beinnar markaðssetningar og/eða takmarka vinnslu 
• draga til baka samþykki fyrir vinnslu
• óska eftir því að persónuupplýsingar séu fluttar til annars aðila 
• beina kvörtun um vinnslu til eftirlitsyfirvalda

Einstaklingar kunna að eiga frekari réttindi í tengslum við vinnslu HSÍ á persónuupplýsingum. Þá kunna réttindi einstaklinga að vera háð takmörkunum sem leiða meðal annars af lögum eða lögmætum hagsmunum HSÍ.

Við munum óska eftir staðfestingu á auðkenni þeirra einstaklinga sem óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum á grundvelli reglugerðarinnar, svo sem með ökuskírteini eða vegabréfi. Það er gert til þessa að tryggja það að upplýsingarnar berist ekki í hendur óviðkomandi aðila.

8 – Samskipti við HSÍ og Persónuvernd

Fyrirspurnum vegna persónuverndarmála Hrannar Hafsteinsson er unnt að beina á netfangið hrannar@hsi.is eða í gegnum síma 8604410.  

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga hjá HSÍ er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar. Upplýsingar um hvernig hafa má samband við Persónuvernd má finna á heimasíðu Persónuverndar: www.personuvernd.is.

9 – Breytingar

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu nýrrar útgáfu persónuverndarstefnunnar á heimasíðu HSÍ, sbr.:www.hsi.is.

Samþykkt af stjórn Handknattleikssambands Íslands 01.12.2020